Stichting PRO doet er alles aan om transparant te zijn over de werkwijze.

Governance gaat over de manier waarop een organisatie bestuurd wordt en garanties kan geven voor een open en gezond functioneren. Governance regels zijn er aan de ene kant voor organisaties intern, ter bevordering van de bewustwording van hoe alles is geregeld en waarom. Daarnaast is een goede governance van belang voor het vertrouwen dat de organisatie uitstraalt tegenover de buitenwereld. Voor een CBO, die een wettelijke of de facto monopoliepositie heeft, is het van groot belang om bewust te handelen binnen het maatschappelijke speelveld met alle verschillende belangen waarin we opereren en dat naar buiten toe uit te dragen. 

College van Toezicht Auteursrechten
Op 15 juli 2003 is de Wet toezicht collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten in werking getreden. Deze wet heeft geleid tot de instelling van het College van Toezicht Auteursrecht (CvTA). Op 26 november 2016 is de Wet van 14 november 2016, houdende wijziging van de Wet toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties in verband met de implementatie van Richtlijn 2014/26/EU van het Europees Parlement en de Raad betreffende het collectieve beheer van auteursrechten en naburige rechten, in werking getreden. Het CvTA is belast met het toezicht op collectieve beheersorganisaties. Het CvTA ziet er onder meer op toe dat de collectieve beheersorganisaties een overzichtelijke administratie bijhouden, zij de verschuldigde vergoedingen op rechtmatige wijze innen en deze tijdig verdelen onder rechthebbenden, transparante tariefstructuren hanteren en voldoende zijn uitgerust om hun taken naar behoren uit te voeren. Aan het College komt in het kader van zijn taakuitoefening een aantal bevoegdheden toe: een adviesrecht, informatierecht, toegangsrecht, inzagerecht, de bevoegdheid tot het benoemen van accountants en de bevoegdheid tot het geven van aanwijzingen. Voor meer informatie zie www.cvta.nl.

VOI©E 
Stichting PRO is lid van de Vereniging van Organisaties die het Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren, kortweg VOI©E. De vereniging streeft ernaar het begrip voor de uitoefening van het auteursrecht en de naburige rechten te vergroten en de informatie over de werkwijze van de collectieve beheersorganisaties (CBO’s) te verbeteren.  VOI©E fungeert namens de CBO’s als aanspreekpunt voor vragen over de collectieve uitoefening van het auteursrecht en de naburige rechten. Daarnaast vervult VOI©E de functie van meldpunt voor kritiek of klachten. De directeur van PRO is tevens bestuurslid van VOI©E. Via de contributie van VOI©E betaalt Stichting PRO tevens haar aandeel in de financiering van de piraterij bestrijding door Stichting BREIN. 

Goed bestuur en Integriteit
PRO houdt zich aan de wettelijke normen voor goed bestuur en integriteit (Wet toezicht artikels 2, 22 en 25) en volgt de VOICE Governance Code CBO's.

De sectieleden worden benoemd door het de Mediafederatie (voorheen Nederlands Uitgeversverbond, NUV). De verschillende secties kiezen uit hun midden een voorzitter. De voorzitters van de secties vormen gezamenlijk het toezichthoudend bestuur van Stichting PRO. De zeggenschap over de materiële bevoegdheden met betrekking tot het beheer berust bij het toezichthoudend bestuur van Stichting PRO. Profielschetsen van voorzitter en bestuurders zijn beschikbaar via de website van Stichting PRO.  

Leden van het bestuur, inclusief de leden van de secties, voeren deze taak onbezoldigd uit. De activiteiten worden onder werktijd uitgevoerd en derhalve zijn de functies indirect bezoldigd. Zij ontvangen echter geen vergoedingen of vacatiegelden van Stichting PRO. Derhalve is ervoor gekozen om in het overzicht van nevenfuncties de posities van bestuursleden als onbezoldigd te presenteren. Het presenteren van de functies als bezoldigd, zou immers de suggestie wekken dat de leden een vergoeding ontvangen voor hun inzet als sectie-of bestuurslid. 

Uitzondering vormt de voorzitter van het toezichthoudend bestuur van Stichting PRO. Deze voorzitter is onafhankelijk en ontvangt een vergoeding voor de vergaderingen die worden bijgewoond en de overige inzet. 

De repartitiereglementen, op basis waarvan Stichting PRO de gelden beschikbaar stelt aan uitgevers, worden eens per drie jaar geëvalueerd. In 2020 is het repartitiereglement inzake de Leenrechtgelden geëvalueerd. Aanpassingen zijn doorgevoerd en aangeboden aan het CvTA. In het verslagjaar is tevens een repartitiereglement ten behoeve van de Reprorechtgelden aangepast (voor het eerst in 2019 aangeboden aan het CvTA). De eerste Thuiskopie verdeling dateert uit 2018. Evaluatie zal plaatsvinden in 2021. 

Bestuursmodel 
Door aanpassingen in de wet Toezicht (WTCBO) die op 26 november 2016 van kracht is geworden, dient er een onderscheid gemaakt te worden tussen de toezichtfunctie en de dagelijkse leiding. Deze twee rollen kunnen niet meer door een enkel bestuur worden uitgevoerd.  

In dat licht heeft Stichting PRO voldaan aan de vereisten op het gebied van governance door het bestuur te belasten met de toezichtfunctie en in te richten als toezichtorgaan en daarnaast een directeur verantwoordelijk te maken voor de dagelijkse leiding. Daarbij heeft Stichting PRO in overleg met het CvTA vastgesteld dat het mogelijk moet zijn om een dergelijk toezichtorgaan te blijven belasten met de status van stichtingsbestuur conform het BW. 

Het CvTA kon akkoord gaan met dit voorstel indien deze beperkingen van de bevoegdheden van het bestuur (optredend als toezichtfunctie) en de gepaste afstand van dit bestuur (optredend als toezichtfunctie) tot het uitvoeren van de dagelijkse leiding in opzet (statuten, reglementen) en in werking (besluitvorming, handelingen) wordt ingericht en nageleefd. Stichting PRO hanteert het bestuur + directiemodel per 1 januari 2018. 

Toezichtsvisie

1. Missie van Stichting PRO
Leveren van ondersteuning aan incasserende collectief beheersorganisatie om incasso te optimaliseren, zorgen voor een redelijk aandeel voor uitgevers in collectieve regelingen en deze aandelen zo volledig, nauwkeurig en efficiënt mogelijk uitkeren aan uitgevers.

2. Welke waarden en belangen worden gediend met het toezicht?
a. Het toezichthoudend bestuur ziet toe op de uitvoering van regelingen: Uitgevers mogen ervan uitgaan dat het toezichthoudend bestuur op een professionele wijze toezicht houdt op de uitvoering van de regelingen en de wijze waarop hun mandaat ingezet wordt. De uitvoering ligt in handen van de directie, het toezichthoudend bestuur houdt toezicht op deze uitvoering. Deze werkwijze is vastgelegd in een bestuurs-en directiereglement. Het toezichthoudend bestuur stelt repartitiereglementen vast, op basis waarvan PRO de gelden beschikbaar stelt aan uitgevers. Deze documenten zijn beschikbaar via de website. Het bestuur evalueert deze reglementen mimimaal eens in de drie jaar.

b. Optimale incasso en beheersen van kosten: Uitgevers hebben belang bij het optimaliseren van de incasso en het beheersen van de kosten. De inhoudingen, noodzakelijk om de uitvoering van de regelingen te financieren, worden in nauw overleg met het toezichthoudend bestuur vastgesteld.

c. Het toezichthoudend bestuur ziet toe op de afweging van belangen tussen uitgevers en gebruikers: Het toezichthoudend bestuur ziet toe op de balans in de regelingen tussen uitgevers en gebruikers en op de uitvoering van de verdeling van gelden.

3. De doelen en de focus van het toezicht
Stichting PRO ondersteunt de toenemende roep om openheid over de gevolgde werkprocessen en de garanties dat de uitvoering van regelingen op een correcte manier verloopt. Doelstelling van het toezichthoudend bestuur is de continue verbetering van de positie van uitgevers binnen deze regelingen en continue verbetering in de uitvoering van de verdeling van gelden.

4. De manier waarop toezicht wordt gehouden, zowel in structuur als cultuur
a. De zeggenschap over de materiële bevoegdheden met betrekking tot het beheer berust bij het bestuur van Stichting PRO. In statuten is vastgelegd wat de rol is van het bestuur. Daarnaast is er tevens een bestuursreglement;
b. Stichting PRO opereert conform het zogenoemde Bestuur + directiemodel. PRO heeft een formele scheiding tussen het (toezichthoudend) bestuur en de directie, alsmede tussen de directie en de feitelijke uitvoering van de operationele processen door medewerkers van Cedar B.V;
c. Stichting PRO hanteert de Governancecode CBO’s als uitgangspunt voor goed bestuur;
d. Het toezichthoudend bestuur neemt een kritisch controlerend en/of constructief adviserend houding aan. Om de controlerende rol van het bestuur te optimaliseren, wordt er gewerkt met een risico-analyse. Deze analyse wordt voor het eerst in 2023 vastgesteld en jaarlijks geëvalueerd
e. Toezichthouders houden toezicht op de organisatie (intern gericht). Hun externe rol is beperkt en alleen in specifieke situaties (bijvoorbeeld in de onderhandelingen met andere CBO’s of als ambassadeurs namens het collectief beheer).

5. De informatie die het toezichthoudend orgaan wenst te ontvangen en de wijze waarop en tijdigheid waarmee deze informatie wordt verkregen
a. Directie rapporteert mimimaal tweejaarlijks aan het toezichthoudend bestuur over de uitvoering van de diverse regelingen en de gemaakte afwegingen daarbij;
b. Er wordt jaarlijks een jaarverslag, waaronder een jaarrekening en transparantie-verslag aangeboden aan het toezichthoudend bestuur;
c. Er vindt geregeld overleg plaats tussen voorzitter en directeur.

6. Verantwoording aan stakeholders
Stichting PRO kent een groot aantal stakeholders: de rechthebbende uitgevers, individueel en vertegenwoordigd in organisaties zoals de groepen binnen de Mediafederatie en NDP Nieuwsmedia; alle stichtingen waar Stichting PRO mee samenwerkt: Reprorecht, Leenrecht en Thuiskopie; Cedar als uitvoeringsorganisatie; Het CvTA als toezichthouder namens de overheid; VOICE als de brancheorganisatie voor CBO’s. De verantwoording aan en contacten met stakeholders ziet er volgt uit:
a. Stichting PRO voldoet als auteursrechtenorganisatie aan de eisen van de ‘Wet Toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten’ en valt op basis van deze wet onder het toezicht van het College van Toezicht op auteursrechtorganisaties (CvTA);
b. Stichting PRO is lid van VOI©E en verbindt zich hiermee aan de Gedragscode voor Collectieve Beheersorganisaties; c. Stichting PRO heeft het ‘Keurmerk CBO’;
d. Stichting PRO hanteert de Wet normering topinkomens voor de leden van het orgaan dat de toezichtfunctie uitoefent en de personen die zijn belast met de dagelijkse leiding;
e. Tot de kring van belanghebbenden van Stichting PRO behoren de rechthebbenden uitgevers van wie de rechten worden beheerd;
f. In het verslagjaar is overleg gevoerd met CvTA, Mediafederatie en accountants;
g. Een onafhankelijke accountant controleert de jaarrekening;
h. Bestuur koppelt wanneer nodig, en voor zover mogelijk, terug aan de achterban. De achterban wordt daarnaast op de hoogte gehouden van nieuwe ontwikkelingen en van het proces van uitbetalingen door middel van een nieuwsbrief die een aantal keer per jaar verschijnt;
i. Er wordt jaarlijks een jaarverslag, waaronder een jaarrekening en transparantie-verslag gepresenteerd op de website

Zelfevaluatie

Uit de uitkomsten van de enquête blijkt dat de bestuursleden zeer positief zijn over de bestuursvergaderingen. De vergaderingen zijn doelgericht en de leden komen goed voorbereid naar de vergadering. Daarnaast is de (gespreks-)sfeer goed en worden conflicten goed opgelost. Men vindt dat genomen besluiten worden opgevolgd en/of gerealiseerd. Daarnaast is men het eens dat de huidige structuur met een toezichthoudend bestuur goed werkt. De taken tussen toezicht en uitvoering is voldoende gescheiden. Het proces van besluitvorming tussen de secties en het toezichthoudend bestuur kan nog beter worden ingericht. Er zijn veel onderwerpen op de agenda van het toezichthoudend bestuur. De mogelijkheid wordt onderzocht om meer te vergaderen of minder punten te agenderen.

Voorzitter: De bestuursleden zijn tevreden over het functioneren van de voorzitter. De profielschets van de voorzitter is up-to-date.

Bestuursleden: De samenstelling van het bestuur weerspiegelt de doelstelling van Stichting PRO. Daarbij weten de bestuursleden de individuele belangen van hun achterban en het collectieve belang van Stichting PRO goed te scheiden. De leden functioneren voldoende onafhankelijk van elkaar. De onderlinge samenwerking met besturen van andere CBO's is verbeterd: deze wordt resultaatgerichter, professioneler en minder zoekend ervaren. Overleg met andere externe belanghebbenden wordt als verbeterpunt benoemd. De overeenstemming van besluiten met de verschillende groepen van de Mediafederatie is tevens een punt van zorg. Daarnaast wordt de betrokkenheid van individuele uitgevers bij Stichting PRO als zeer matig ervaren. Er wordt geadviseerd dit te verbeteren d.m.v.: de nieuwsbrief, op bezoek gaan bij grootste uitgevers, uitbreiden communicatie, presentatie Stichting PRO op jaarvergaderingen brancheverenigingen en het organiseren van bijeenkomsten.

Organisatie Stichting PRO: Alle bestuursleden zijn zeer tevreden over de organisatorische kant van Stichting PRO. De verhouding tussen het bestuur en de directeur is goed. Het bestuur heeft voldoende kennis van de financiële situatie van Stichting PRO. De vergaderstukken en informatievoorziening is op een goed niveau

Toepassing Governance Code CBO's

De Governance Code CBO's gaat over Normen voor Goed Bestuur van de Stichting, de Maatschappelijke Functie, het Bestuursmodel, een Integere en Open Cultuur en de Kring van Belanghebbenden. Deze onderwerpen zijn al ter sprake gekomen in de bovenstaande Toezichtsvisie en elders op de Governance pagina.

In 2022 is, in goed overleg met het CvtA, aandacht besteed aan het vinden van een balans tussen het streven naar een optimale transparantie en onderbouwing en de redelijkheid van het aantal betaalde mensuren dat daar in wordt gestoken. Het ging specifiek om de verantwoording van de thuiskopie aandeelverdeling tussen uitgevers en auteurs en het informeren van rechthebbenden die niet aan het bodembedrag komen.

Er zijn geen gevallen van belangconflicten geweest
Er is geen melding van een vermoeden van een misstand of integriteitsschending gedaan.

Uit de zelfevaluatie van de dagelijkse leiding met het toezichthoudend orgaan is gebleken dat de samenwerking goed verloopt en er geen bijzonderheden te melden zijn.

Met de volgende belanghebbenden is in het afgelopen jaar overleg geweest: de Mediafederatie, Thuiskopie, Leenrecht, Reprorecht, individuele uitgevers.

Klachten en bezwaren 
Stichting PRO doet er alles aan om de werkzaamheden in de keten van inning en verdeling van vergoedingen zorgvuldig uit te voeren. Om eventuele klachten binnen de voorgeschreven regels van de gedragscode van de brancheorganisatie VOI©E te kunnen behandelen, heeft PRO een officiële klachten- en bezwarenprocedure. Via onze website kunt u een klacht indienen. Klachten over bijvoorbeeld de administratieve afhandeling of bezwaren van meer principiële aard worden via deze procedure op correcte wijze afgehandeld.