Stichting PRO doet er alles aan om transparant te zijn over de werkwijze.

Governance gaat over de manier waarop een organisatie bestuurd wordt en garanties kan geven voor een open en gezond functioneren. Governance regels zijn er aan de ene kant voor organisaties intern, ter bevordering van de bewustwording van hoe alles is geregeld en waarom. Daarnaast is een goede governance van belang voor het vertrouwen dat de organisatie uitstraalt tegenover de buitenwereld. Voor een CBO, die een wettelijke of de facto monopoliepositie heeft, is het van groot belang om bewust te handelen binnen het maatschappelijke speelveld met alle verschillende belangen waarin we opereren en dat naar buiten toe uit te dragen. 

College van Toezicht Auteursrechten
Op 15 juli 2003 is de Wet toezicht collectieve beheersorganisaties auteurs- en naburige rechten in werking getreden. Deze wet heeft geleid tot de instelling van het College van Toezicht Auteursrecht (CvTA). Op 26 november 2016 is de Wet van 14 november 2016, houdende wijziging van de Wet toezicht en geschillenbeslechting collectieve beheersorganisaties in verband met de implementatie van Richtlijn 2014/26/EU van het Europees Parlement en de Raad betreffende het collectieve beheer van auteursrechten en naburige rechten, in werking getreden. Het CvTA is belast met het toezicht op collectieve beheersorganisaties. Het CvTA ziet er onder meer op toe dat de collectieve beheersorganisaties een overzichtelijke administratie bijhouden, zij de verschuldigde vergoedingen op rechtmatige wijze innen en deze tijdig verdelen onder rechthebbenden, transparante tariefstructuren hanteren en voldoende zijn uitgerust om hun taken naar behoren uit te voeren. Aan het College komt in het kader van zijn taakuitoefening een aantal bevoegdheden toe: een adviesrecht, informatierecht, toegangsrecht, inzagerecht, de bevoegdheid tot het benoemen van accountants en de bevoegdheid tot het geven van aanwijzingen. Voor meer informatie zie www.cvta.nl.

VOI©E 
Stichting PRO is lid van de Vereniging van Organisaties die het Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren, kortweg VOI©E. De vereniging streeft ernaar het begrip voor de uitoefening van het auteursrecht en de naburige rechten te vergroten en de informatie over de werkwijze van de collectieve beheersorganisaties (CBO’s) te verbeteren.  VOI©E fungeert namens de CBO’s als aanspreekpunt voor vragen over de collectieve uitoefening van het auteursrecht en de naburige rechten. Daarnaast vervult VOI©E de functie van meldpunt voor kritiek of klachten. Stichting PRO is sinds 2011 in het bezit van het CBO-Keurmerk. Jaarlijks wordt door het Keurmerkinstituut getoetst of Stichting PRO nog aan de voorwaarden voldoet. De directeur van PRO is tevens bestuurslid van VOI©E. Via de contributie van VOI©E betaalt Stichting PRO tevens haar aandeel in de financiering van de piraterij bestrijding door Stichting BREIN. 

 

Goed bestuur en Integriteit
PRO houdt zich aan de wettelijke normen voor goed bestuur en integriteit (Wet toezicht artikels 2, 22 en 25) en volgt de VOICE Governance Code CBO's.

De sectieleden worden benoemd door het de Mediafederatie (voorheen Nederlands Uitgeversverbond, NUV). De verschillende secties kiezen uit hun midden een voorzitter. De voorzitters van de secties vormen gezamenlijk het toezichthoudend bestuur van Stichting PRO. De zeggenschap over de materiële bevoegdheden met betrekking tot het beheer berust bij het toezichthoudend bestuur van Stichting PRO. Profielschetsen van voorzitter en bestuurders zijn beschikbaar via de website van Stichting PRO.  

Leden van het bestuur, inclusief de leden van de secties, voeren deze taak onbezoldigd uit. De activiteiten worden onder werktijd uitgevoerd en derhalve zijn de functies indirect bezoldigd. Zij ontvangen echter geen vergoedingen of vacatiegelden van Stichting PRO. Derhalve is ervoor gekozen om in het overzicht van nevenfuncties de posities van bestuursleden als onbezoldigd te presenteren. Het presenteren van de functies als bezoldigd, zou immers de suggestie wekken dat de leden een vergoeding ontvangen voor hun inzet als sectie-of bestuurslid. 

Uitzondering vormt de voorzitter van het toezichthoudend bestuur van Stichting PRO. Deze voorzitter is onafhankelijk en ontvangt een vergoeding voor de vergaderingen die worden bijgewoond en de overige inzet. 

De repartitiereglementen, op basis waarvan Stichting PRO de gelden beschikbaar stelt aan uitgevers, worden eens per drie jaar geëvalueerd. In 2020 is het repartitiereglement inzake de Leenrechtgelden geëvalueerd. Aanpassingen zijn doorgevoerd en aangeboden aan het CvTA. In het verslagjaar is tevens een repartitiereglement ten behoeve van de Reprorechtgelden aangepast (voor het eerst in 2019 aangeboden aan het CvTA). De eerste Thuiskopie verdeling dateert uit 2018. Evaluatie zal plaatsvinden in 2021. 

Bestuursmodel 
Door aanpassingen in de wet Toezicht (WTCBO) die op 26 november 2016 van kracht is geworden, dient er een onderscheid gemaakt te worden tussen de toezichtfunctie en de dagelijkse leiding. Deze twee rollen kunnen niet meer door een enkel bestuur worden uitgevoerd.  

In dat licht heeft Stichting PRO voldaan aan de vereisten op het gebied van governance door het bestuur te belasten met de toezichtfunctie en in te richten als toezichtorgaan en daarnaast een directeur verantwoordelijk te maken voor de dagelijkse leiding. Daarbij heeft Stichting PRO in overleg met het CvTA vastgesteld dat het mogelijk moet zijn om een dergelijk toezichtorgaan te blijven belasten met de status van stichtingsbestuur conform het BW. 

Het CvTA kon akkoord gaan met dit voorstel indien deze beperkingen van de bevoegdheden van het bestuur (optredend als toezichtfunctie) en de gepaste afstand van dit bestuur (optredend als toezichtfunctie) tot het uitvoeren van de dagelijkse leiding in opzet (statuten, reglementen) en in werking (besluitvorming, handelingen) wordt ingericht en nageleefd. Stichting PRO hanteert het bestuur + directiemodel per 1 januari 2018. Dit model wordt in 2021 geëvalueerd.  

Klachten en bezwaren 
Stichting PRO doet er alles aan om de werkzaamheden in de keten van inning en verdeling van vergoedingen zorgvuldig uit te voeren. Om eventuele klachten binnen de voorgeschreven regels van de gedragscode van de brancheorganisatie VOI©E te kunnen behandelen, heeft PRO een officiële klachten- en bezwarenprocedure. Via onze website kunt u een klacht indienen. Klachten over bijvoorbeeld de administratieve afhandeling of bezwaren van meer principiële aard worden via deze procedure op correcte wijze afgehandeld.