In de verdeling van de gelden (ook wel repartitie genoemd) wordt onderscheid gemaakt tussen de afkoopgelden voor de korte overnames en de gelden afkomstig uit de facturatie van de langere gedeelten, de zogenoemde niet-korte overnames. De verdeling van de gelden wordt uitgevoerd conform een repartitiereglement.

 

De gelden die betrekking hebben op de afkoopregeling voor de overname van korte gedeeltes worden verdeeld op basis van het werkelijk gebruik dat bij de totstandkoming van de afkoopsommen is vastgesteld. Destijds was immers nog precies bekend welke uitgever welk aandeel van het totaal ontving.

Dit betekent dat er jaarlijks eenzelfde percentage wordt uitgekeerd aan de individuele uitgevers waarbij het totale bedrag natuurlijk afhankelijk is van de het bedrag dat het jaar daarvoor is geïncasseerd. Om te voorkomen dat deze aandelen niet meer in redelijke verhouding staan tot het feitelijk gebruik binnen de instellingen, worden de aandelen door middel van marktonderzoek opnieuw vastgesteld.

U ontvangt deze gelden jaarlijks in de maand mei en u hoeft daarvoor niets te doen. Deze gelden worden automatisch aan u overgemaakt.

 

De niet-korte overnames worden apart gefactureerd. Daarbij wordt door de instelling precies aangegeven welke titel van welke uitgever is overgenomen. Hierdoor kunnen deze gelden ook titelspecifiek worden uitgekeerd.

De uitgevers ontvangen jaarlijks, medio september, een controlespecificatie waarop alle werken zijn gepresenteerd waaruit is overgenomen door alle instellingen. De uitgever heeft hierdoor de mogelijkheid om eventuele mutaties door te voeren. Vervolgens ontvangen de uitgevers uiterlijk in november een repartitiespecificatie en het beschikbare geld.

 

Ondanks de complexiteit van de regelingen, de arbeidsintensieve aspecten van de regelingen en de controleactiviteiten die worden uitgevoerd, kan Stichting PRO dit alles uitvoeren met een inhouding van 15% aan kosten. Deze kosten worden ingehouden op het bedrag dat wordt uitgekeerd aan uitgevers.
 
Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen NUV-leden (Nederlands Uitgevers Verbond) en niet NUV- leden. Voor de NUV-leden is de inhouding 15%, bij de niet NUV-leden wordt 20% ingehouden. De NUV-leden betalen immers via het lidmaatschap van het NUV al voor een deel mee aan de activiteiten die deze regelingen mogelijk maken.

Daarnaast is de inhouding op de verdeling van de niet-korte overnames tijdelijk verhoogd naar 15% (en 20% voor de niet NUV-leden). Door de controleactiviteiten die zijn ingezet ontvangt stichting PRO namelijk steeds meer readers die gecontroleerd moeten worden. Om deze controleactiviteiten, en de controle bij de instellingen zelf, te kunnen financieren is besloten om deze tijdelijke verhoging door te voeren.

 

Gelden die worden geïncasseerd bij de MBO instellingen worden verdeeld door Stichting Reprorecht. Meer informatie over de verdeelsystematiek van Stichting Reprorecht vindt u hier.

Readervergoedingen zijn de vergoedingen die door (onderwijs)instellingen worden betaald voor de overname van (gedeelten van) auteursrechtelijk beschermde werken in onderwijsmateriaal, zoals in readers of dictaten. Als uitgever ontvangt u mogelijk twee verschillende vergoedingen: één gebaseerd op de korte overnames middels een afkooprepartitie, en één gebaseerd op de niet-korte overnames die titelspecifiek worden uitgekeerd.  

 De readervergoedingen komen toe aan de uitgevers waarvan auteursrechtelijk beschermd materiaal in readers is overgenomen. Dit laatste kan blijken uit onderzoek van Stichting PRO of uit de titelspecifieke opgave van (onderwijs)instellingen.

Stichting PRO neemt in veel gevallen zelf contact op met de rechthebbenden van gebruikte bronnen. Maar u kunt zich natuurlijk ook zelf aanmelden. Het enige dat u hoeft te doen is dit formulier in te vullen en op te sturen aan Stichting PRO. Hiermee geeft u PRO mandaat om namens u op te treden.

Het auteursdeel van de gelden dient de uitgever te verdelen onder de auteurs. Uitgevers dienen zich bij de verdeling van het, met de auteurs contractueel overeengekomen, auteursdeel (doorgaans 50%) te baseren op uitkeringen die in het verleden op basis van brongegevens zijn gedaan.

Uitgevers kunnen zelf ook een andere redelijke verdeling vaststellen, bijvoorbeeld door aansluiting te zoeken bij de verdeling van de gelden die uitgevers wellicht van Stichting Reprorecht ontvangen.

Belangrijk hierbij is dat het alleen gaat om de aandelen van freelance auteurs. De vergoedingen voor medewerkers die in loondienst zijn bij de uitgever, hoeven niet te worden doorbetaald.

Stichting PRO heeft enkele belangrijke wijzigingen doorgevoerd rondom de uitkering van de titelspecifieke readergelden. U hoeft voortaan geen vrijwaringsverklaring meer op te sturen. Stichting PRO heeft begin november 2008 controlespecificaties verstuurd. Het is belangrijk dat u de titels op deze specificatie controleert.

 

Staan er titels op de specificatie waarvan u geen rechthebbende bent?

Dan dient u dit aan te geven bij Stichting PRO (via e-mail of een brief aan Stichting PRO, Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp).

 

Is de volledige specificatie juist? Is ook het in de brief genoemde rekeningnummer correct?

Dan hoeft u niets te doen.

 

U ontvangt in de tweede week van december een repartitiespecificatie en ook direct het beschikbare geld. Indien u wijzigingen heeft doorgevoerd zullen wij deze verwerken en ontvangt u dus een repartitiespecificatie gebaseerd op de juiste gegevens. U hoeft door de aanpassing in deze procedure geen vrijwaringsverklaring meer op te sturen. Let op, op de controlespecificatie worden alle titels gepresenteerd die in de administratie van Stichting PRO voorkomen en waarvan u conform onze administratie rechthebbende bent. Op de uiteindelijke repartitiespecificatie die u begin december ontvangt, worden uiteraard alleen die titels gepresenteerd waarvan niet-korte overnames zijn overgenomen door de onderwijsinstellingen. Op deze repartitiespecificatie vindt u dan alle werken die zijn overgenomen en het totaalbedrag dat voor u beschikbaar is. Het beschikbare geld wordt direct in de tweede week van december overgemaakt, tegelijkertijd met het versturen van de repartitiespecificaties. 

 

Waarom deze wijziging?

In het verleden ontving u direct een specificatie waarop alle overgenomen werken werden gepresenteerd inclusief een totaalbedrag dat voor u beschikbaar was. U diende het overzicht van de werken te controleren en een getekende vrijwaringsverklaring op te sturen aan Stichting PRO. Indien het overzicht niet juist of volledig was, moesten eventuele mutaties op een later tijdstip worden gecorrigeerd. Dat werd door veel uitgevers als vervelend ervaren. Vandaar dat nu eerst een controlespecificatie wordt verstuurd, eventuele mutaties kunnen dus worden verwerkt voordat de uitkering daadwerkelijk plaatsvindt. Daarnaast kloppen bij veel uitgevers de specificaties uiteraard wel. Deze uitgevers hoeven nu niets meer te doen: indien u binnen vier weken na ontvangst van de controlespecificatie geen wijzigingen doorvoert, ontvangt u in de tweede week van december automatisch een repartitiespecificatie. Het geld wordt in dezelfde week overgemaakt. Uitgevers hoeven geen aparte vrijwaringsverklaring meer op te sturen. Stichting PRO wordt gevrijwaard door middel van de controlespecificatie en de acceptatie van het beschikbare geld.

 

Wellicht dat u de specificatie digitaal wenst te ontvangen. Hierop is de specificatie in de vorm van een Excelbestand te vinden. Hierdoor kunt u de titels makkelijk controleren. Ook kleinere uitgevers wordt deze dienst aangeboden. Indien u behoefte hebt aan een digitale versie van de specificatie dan kunt u contact opnemen met Stichting PRO.